GPSR w firmie – jak przygotować produkty do nowych wymagań bezpieczeństwa?

Sprzedaż produktów konsumenckich na rynku Unii Europejskiej wymaga dziś większej uwagi niż samo przygotowanie oferty, opisu produktu i kanału sprzedaży. Przedsiębiorca musi również sprawdzić, czy wyrób spełnia wymagania dotyczące ogólnego bezpieczeństwa produktów, czy jest prawidłowo oznakowany, czy posiada potrzebne informacje dla konsumenta i czy firma potrafi zareagować w sytuacji, gdy pojawi się zgłoszenie dotyczące bezpieczeństwa.

Właśnie tego obszaru dotyczy rozporządzenie GPSR, czyli General Product Safety Regulation. Od 13 grudnia 2024 r. przepisy te stosuje się bezpośrednio w państwach Unii Europejskiej. Dla producentów, importerów, dystrybutorów, sprzedawców internetowych i platform marketplace oznacza to konieczność uporządkowania procedur, dokumentów oraz informacji prezentowanych przy produktach.

Czym jest GPSR?

GPSR to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów. Zastąpiło wcześniejszą dyrektywę 2001/95/WE i ma na celu zapewnienie, że produkty konsumenckie dostępne na rynku Unii Europejskiej są bezpieczne dla użytkowników.

Przepisy obejmują produkty nowe, używane, naprawione lub odnowione, jeśli są udostępniane konsumentom. Znaczenie ma nie tylko sam produkt, ale także jego oznakowanie, instrukcje, ostrzeżenia, dane producenta lub importera, możliwość identyfikacji wyrobu oraz sposób reagowania na zgłoszenia dotyczące zagrożeń.

GPSR ma szczególne znaczenie dla e-commerce, ponieważ obejmuje również sprzedaż internetową. Informacje o bezpieczeństwie produktu powinny być dostępne dla konsumenta jeszcze przed zakupem, a nie dopiero po otrzymaniu przesyłki.

Kogo dotyczą nowe obowiązki?

Rozporządzenie obejmuje różne podmioty w łańcuchu dostaw. Obowiązki mogą dotyczyć producenta, importera, dystrybutora, sprzedawcy online, dostawcy usług realizacji zamówień, a także platformy handlowej. Zakres odpowiedzialności zależy od roli, jaką firma pełni wobec danego produktu.

Producent odpowiada za zaprojektowanie i wytworzenie produktu w taki sposób, aby był bezpieczny. Importer powinien sprawdzić, czy produkt spoza Unii Europejskiej spełnia wymagania i posiada właściwe dane. Dystrybutor musi zweryfikować, czy produkt jest prawidłowo oznakowany oraz czy zawiera wymagane informacje. Sprzedawca internetowy powinien zadbać o to, aby odpowiednie dane pojawiały się także w ofercie online.

W praktyce jedna firma może pełnić kilka ról jednocześnie. Sklep internetowy, który sprowadza produkty spoza UE pod własną marką, może mieć szersze obowiązki niż zwykły dystrybutor kupujący produkty od krajowego dostawcy.

Od czego zacząć wdrożenie GPSR?

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, jakie produkty znajdują się w ofercie i które z nich podlegają wymaganiom rozporządzenia. Nie każdy wyrób będzie oceniany w taki sam sposób, dlatego warto przygotować listę produktów, ich kategorii, dostawców, dokumentów oraz kanałów sprzedaży.

Następnie trzeba określić rolę firmy wobec każdego produktu. Inne obowiązki ma producent, inne importer, a jeszcze inne dystrybutor. Ten etap jest szczególnie ważny, ponieważ od niego zależy zakres dokumentacji, sposób oznakowania produktu i poziom odpowiedzialności za wyrób.

W środkowej części wdrożenia warto przeanalizować gpsr nie jako pojedynczy dokument do przygotowania, ale jako zestaw działań obejmujących bezpieczeństwo produktu, informacje dla konsumenta, procedury wewnętrzne i monitorowanie zgłoszeń po sprzedaży.

Jakie informacje powinny znaleźć się przy produkcie?

Jednym z najważniejszych elementów jest identyfikowalność produktu. Konsument i organ nadzoru powinni móc ustalić, kto odpowiada za wyrób, z jaką partią lub serią mamy do czynienia i jak skontaktować się z odpowiednim podmiotem.

W zależności od produktu potrzebne mogą być między innymi:

• nazwa produktu, typ, model, numer partii lub serii,
• dane producenta,
• dane importera, jeśli produkt pochodzi spoza UE,
• adres pocztowy i elektroniczny odpowiedzialnego podmiotu,
• instrukcja użytkowania,
• ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie,
• dane umożliwiające identyfikację produktu,
• informacje wymagane w ofercie internetowej.

W e-commerce szczególne znaczenie mają opisy produktowe. Konsument powinien mieć dostęp do najważniejszych informacji o bezpieczeństwie przed zakupem. Oznacza to, że część danych musi pojawić się nie tylko na opakowaniu lub w instrukcji, ale również na stronie sklepu lub marketplace.

Dokumentacja i analiza ryzyka

GPSR wymaga podejścia opartego na ocenie bezpieczeństwa produktu. Firma powinna wiedzieć, jakie zagrożenia mogą wiązać się z użytkowaniem wyrobu, kto będzie z niego korzystał i w jakich warunkach produkt może być używany.

Analiza może obejmować między innymi:

• przeznaczenie produktu,
• przewidywalne sposoby użycia,
• grupę użytkowników, w tym dzieci lub osoby szczególnie narażone,
• materiały i konstrukcję produktu,
• ryzyko mechaniczne, chemiczne, termiczne lub elektryczne,
• potrzebne ostrzeżenia,
• wymagane instrukcje,
• wcześniejsze reklamacje lub zgłoszenia od konsumentów.

Dokumentacja nie musi wyglądać identycznie dla każdego produktu. Prosty wyrób codziennego użytku będzie wymagał innego zakresu informacji niż urządzenie elektryczne, produkt dla dzieci albo produkt importowany spoza Unii Europejskiej. Ważne jest jednak, aby firma potrafiła wykazać, że bezpieczeństwo produktu zostało przeanalizowane.

GPSR a znak CE – czy to ten sam obowiązek?

GPSR i oznakowanie CE nie są tym samym. Znak CE dotyczy wyrobów objętych określonymi przepisami harmonizacyjnymi, takimi jak dyrektywy lub rozporządzenia dotyczące maszyn, zabawek, urządzeń elektrycznych, środków ochrony indywidualnej czy wyrobów budowlanych.

GPSR ma natomiast charakter ogólny i obejmuje bezpieczeństwo produktów konsumenckich. W przypadku niektórych wyrobów oba obszary mogą się łączyć. Produkt może wymagać oznakowania CE, a jednocześnie podlegać obowiązkom informacyjnym i organizacyjnym wynikającym z GPSR.

Dlatego przy wdrożeniu nie wystarczy sprawdzić wyłącznie, czy produkt ma znak CE. Trzeba również zweryfikować, czy spełnia wymagania dotyczące identyfikowalności, informacji dla konsumenta, dokumentacji, monitorowania bezpieczeństwa i obsługi zgłoszeń.

Procedury po sprzedaży produktu

Wdrożenie GPSR nie kończy się w chwili wystawienia produktu na sprzedaż. Firma powinna mieć przygotowany sposób reagowania na informacje o możliwych zagrożeniach. Dotyczy to reklamacji, skarg, zgłoszeń od konsumentów, sygnałów od dystrybutorów oraz komunikatów organów nadzoru.

W firmie warto określić:

• kto przyjmuje zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa,
• jak odróżniać zwykłą reklamację od skargi bezpieczeństwa,
• kto ocenia ryzyko po zgłoszeniu,
• kiedy należy kontaktować się z dostawcą, producentem lub importerem,
• kiedy potrzebne jest ostrzeżenie konsumentów,
• jak dokumentować działania korygujące,
• jak przechowywać informacje o zgłoszeniach.

Takie procedury są ważne szczególnie w sprzedaży internetowej, gdzie produkty mogą szybko trafić do dużej liczby odbiorców. Szybka identyfikacja partii, kanału sprzedaży i grupy klientów pozwala sprawniej reagować na potencjalne problemy.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu GPSR

Problemy zwykle wynikają z traktowania GPSR jako jednorazowej formalności. Tymczasem przepisy dotyczą całego cyklu życia produktu: od wyboru dostawcy, przez dokumentację i oznakowanie, po sprzedaż, obsługę zgłoszeń oraz ewentualne działania korygujące.

Do częstych błędów należą:

• brak ustalenia roli firmy w łańcuchu dostaw,
• kopiowanie opisów od dostawców bez weryfikacji,
• brak danych producenta lub importera,
• brak adresu elektronicznego odpowiedzialnego podmiotu,
• niedostosowanie instrukcji do języka kraju sprzedaży,
• brak informacji o bezpieczeństwie w sklepie internetowym,
• brak rejestru zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa,
• brak procedury wycofania produktu z rynku.

Każdy z tych błędów może utrudnić wykazanie zgodności z przepisami i zwiększyć ryzyko problemów podczas kontroli.

Wsparcie CECE Polska przy wdrożeniu GPSR

Centrum Certyfikacji CECE Polska wspiera przedsiębiorców w zakresie wdrażania GPSR, ogólnego bezpieczeństwa produktów, oznakowania CE, dokumentacji oraz szkoleń. Firma prowadzi również szkolenia GPSR, które pomagają uporządkować obowiązki po stronie producentów, importerów, dystrybutorów i sprzedawców internetowych.

Takie wsparcie może być przydatne szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca ma szeroką ofertę produktową, importuje towary spoza Unii Europejskiej, sprzedaje przez marketplace albo nie ma pewności, które obowiązki dotyczą jego firmy. Dobrze przeprowadzone wdrożenie pozwala uporządkować dokumentację, opisy produktów, procedury wewnętrzne i komunikację z konsumentami.

GPSR nie powinno być traktowane jako pojedynczy dokument do przygotowania na potrzeby kontroli. Znacznie lepiej podejść do niego jako do systemu pracy z produktem: od analizy bezpieczeństwa, przez oznakowanie i sprzedaż online, po monitorowanie zgłoszeń po zakupie. Dzięki temu firma może sprawniej zarządzać ofertą i ograniczać ryzyko związane z produktami udostępnianymi konsumentom.