Systemy ERP już od dobrych kilku lat stają się niemalże podstawowymi narzędziami każdej firmy. To przede wszystkim dzięki nim możliwa jest automatyzacja procesów, które zachodzą na każdej płaszczyźnie danego przedsiębiorstwa. Integracja tych systemów może przynieść wiele korzyści dla Twojej firmy. Nie jest to jednak proces łatwy i trzeba poświęcić mu sporo uwagi i czasu. Finalnie jednak inwestycja spłaci się.

System ERP a integracja

System ERP sam w sobie służy do scentralizowania danych dla wielu działów. Usprawnia to wiele procesów. Przykładem może być zamówienie w sklepie internetowym, które następnie automatycznie przesyła dane finansowe do programu księgowego. Dzięki temu nie trzeba tych informacji wprowadzać ręcznie.

Integracja polega za to na połączeniu systemu ERP z innym oprogramowaniem, którego potrzebuje dana firma. Jest to niezwykle przydatne, jeśli korzystasz z oferty różnych dostawców, ponieważ potrzebujesz konkretnych narzędzi. Początkowo mogłoby się wydawać, że korzystanie z różnego rodzaju rozwiązań jest niemożliwe, jednak dzięki integracji, masz możliwość wyboru dokładnie takich rozwiązań, jakich potrzebujesz.

Korzyści płynące z integracji systemów ERP

Integracja systemów ERP niesie ze sobą wiele korzyści dla firmy. Główną zaletą jest możliwość posiadania wszystkich danych firmowych w jednym miejscu lub inaczej – w jednej bazie danych. Dostęp do konkretnych informacji mogą mieć wszystkie uprawnione do tego działy, co przede wszystkim skraca czas wielu procesów. Księgowy nie musi czekać na informacje od kogoś, kto zajmuje się sprzedażą, ponieważ sam jest w stanie znaleźć dane, które są niezbędne do wykonania jego obowiązków.

Kolejną niezwykle ważną zaletą jest szeroko rozumiana automatyzacja. Ponieważ każdy dział pracuje na tej samej bazie danych, nie jest konieczne, by pracownicy każdego z nich musieli osobno wprowadzać te same dane. Dzięki temu oszczędzają cenny czas, który mogą poświęcić na inne, bardziej pracochłonne zadania.

Automatyzacja pozwala również zminimalizować problem, jaki trudno jest wyeliminować całkowicie – błąd ludzki. Pracując na ogromnej liczbie danych i robiąc to bardzo szybko, prawdopodobieństwo błędu jest bardzo wysokie. Dlatego automatyzacja procesów, która wynika z integracji systemów ERP pozwala zredukować liczbę źle wprowadzonych danych, literówek czy wiadomości wysłanych do nieodpowiedniego adresata.

Integracja systemów ERP to niełatwe zadanie

Nie można zapominać, że integracja systemów ERP to zadanie, które nie należy do najłatwiejszych. Jakakolwiek awaria związana z wdrożeniem może zatrzymać niektóre kluczowe procesy, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie albo w ekstremalnych przypadkach zablokować na pewien czas nawet wszystko.

Nim przystąpisz do integracji, pamiętaj, by wziąć pod uwagę kilka czynników. Przede wszystkim systemy ERP są często skomplikowane, a to dlatego, by dać jak najwięcej narzędzi pracownikom. Dlatego warto pamiętać, że przyswojenie nowego oprogramowania może zająć sporo czasu i nie wszystko będzie działać od pierwszych dni tak, jak można tego oczekiwać. Z pewnością łatwiej będzie, jeśli zorganizujesz szkolenia, które pomogą pracownikom szybciej nauczyć się nowych rozwiązań.

Dobrze przeanalizuj koszty, bez których nie uda się zintegrować systemów. To nie tylko kwota, jaką trzeba zapłacić za samo oprogramowanie, ale także utrzymanie systemu i rozwiązywanie potencjalnych problemów, jakie mogą się pojawić.

Integracja to proces, który trwa. Ostatecznie może się on jednak okazać kluczowy, by zwiększyć wydajność, a tym samym dochody. Dlatego jeśli stawiasz na rozwój, warto zintegrować systemy ERP. Pamiętaj jednak, że jest to proces czasochłonny i świetnie wpisuje się maksymę: “nie od razu Rzym zbudowano”.